Dedykowany czy standardowy ERP – który system wybrać?
Wdrożenie systemu ERP to kluczowa decyzja dla każdej firmy, która chce usprawnić swoje procesy i zwiększyć efektywność i przejrzystość działania. Na rynku dostępne są dwa główne podejścia: gotowe oprogramowanie oraz dedykowane systemy ERP tworzone pod konkretne potrzeby firmy. Oba rozwiązania mają swoje zalety i wady, a wybór powinien być uzależniony od wielkości przedsiębiorstwa i specyfiki działalności.
Standardowe systemy ERP – dla kogo?
Gotowe systemy ERP to oprogramowanie, które zostało stworzone z myślą o szerokim spektrum firm, zazwyczaj dużych przedsiębiorstw i korporacji. Charakteryzują się szeroką gamą funkcji, które mają zaspokoić potrzeby różnych branż. Ich główną zaletą jest uniwersalność i stosunkowo szybkie wdrożenie. Jednak w przypadku małych i średnich firm, ich uniwersalność może okazać się również wadą.
Główne zalety gotowych programów ERP to:
- Szybsza dostępność: można je wdrożyć stosunkowo szybko, ponieważ są już gotowe do użycia,
- Sprawdzone rozwiązania: korzystają z nich liczne firmy, co oznacza, że są przetestowane i stabilne,
- Niższa cena początkowa: standardowe wersje systemów ERP mogą być tańsze od dedykowanych rozwiązań.
Jednak gotowe systemy ERP mają również swoje ograniczenia, które mogą stanowić wyzwanie dla małych i średnich firm. Wiele przedsiębiorstw produkcyjnych i usługowych ma unikalne procesy, które nie mieszczą się w ramach standardowych funkcji ERP. W takim przypadku konieczne jest dostosowanie oprogramowania, co często wiąże się z dodatkowymi kosztami, a finalnie może sprawić, że cena przekroczy koszt stworzenia dedykowanego systemu.
Małe firmy często upraszczają swoje procesy, minimalizując formalności i skracając ścieżkę działań. Standardowe systemy ERP natomiast zakładają pełne przejście każdego etapu, co po wdrożeniu może wydłużać czas pracy i generować dodatkowe zadania administracyjne.
Jak wygląda proces wdrożenia
Poniższa grafika pokazuje standardowy proces wdrożenia gotowego systemu ERP.
Dedykowane systemy ERP – rozwiązanie skrojone na miarę
W przeciwieństwie do gotowych rozwiązań, dedykowane systemy ERP są tworzone na podstawie szczegółowej analizy procesów zachodzących w firmie. Dzięki temu przedsiębiorstwo otrzymuje narzędzie idealnie dopasowane do swoich potrzeb. Kluczowe zalety dedykowanego systemu ERP to:
- Dostosowanie do rzeczywistych procesów: system dokładnie odzwierciedla sposób działania firmy, co ułatwia jego wdrożenie i późniejsze użytkowanie,
- Brak zbędnych funkcji: użytkownicy otrzymują dokładnie te narzędzia, których potrzebują, co wpływa na wygodę pracy i przejrzystość systemu. Firmy nie ponoszą kosztu nieużywanych funkcji,
- Łatwość rozbudowy: oprogramowanie może być rozwijane wraz ze wzrostem firmy, bez konieczności płacenia za niepotrzebne moduły,
- Mniejsze zakłócenia w pracy: wdrożenie systemu dopasowanego do firmy nie wymaga zmiany sposobu działania pracowników, jak ma to miejsce w przypadku gotowych rozwiązań, do których trzeba się dostosować.
Jak wygląda proces wdrożenia
Wdrożenie systemu gotowego od systemu dedykowanego różni się przede wszystkim tym, że w przypadku tego drugiego faza analizy potrzeb jest prawie na samym początku procesu – najpierw mapowane są procesy w firmie, a dopiero potem następuje opracowanie koncepcji systemu. To właśnie tutaj jest ta kluczowa różnica, którą daje dedykowany system ERP.
Koszt dedykowanego systemu ERP – czy na pewno jest droższy?
Często uważa się, że dedykowane systemy ERP są droższe od gotowych rozwiązań. Rzeczywiście, początkowa cena może być wyższa niż w przypadku standardowego systemu. Jednak warto zwrócić uwagę na dodatkowe koszty, jakie generuje dostosowanie gotowego ERP do specyficznych procesów firmy. Każda modyfikacja wymaga czasu, a dostawcy standardowych rozwiązań często pobierają wysokie opłaty za wdrażanie indywidualnych zmian. W efekcie cena gotowego systemu, po uwzględnieniu wszystkich dodatkowych funkcji, może przewyższyć koszt dedykowanego oprogramowania.
Podsumowanie
Wybór między standardowym a dedykowanym systemem ERP zależy od indywidualnych potrzeb firmy. Gotowe systemy sprawdzają się w dużych organizacjach, które mogą dostosować swoje procesy do narzuconych standardów. Natomiast dla małych i średnich przedsiębiorstw, zwłaszcza tych o unikalnych procesach, lepszym rozwiązaniem jest dedykowany system ERP. Dzięki niemu firma zyskuje narzędzie idealnie dopasowane do swojego sposobu działania, co minimalizuje problemy wdrożeniowe i pozwala skupić się na rozwoju biznesu. Warto więc podejść do wyboru systemu ERP w sposób przemyślany i uwzględnić nie tylko koszty początkowe, ale również długoterminowe korzyści z inwestycji w dedykowane rozwiązanie.
