Zarządzanie produkcją przy użyciu Excela
Każda firma produkcyjna na początku swojej działalności staje przed wyborem systemu organizacji pracy. Obecnie zdecydowana większość stawia na rozwiązania softwarowe, chociaż zdarzają się takie, które wybierają papierowy obieg dokumentacji. W tym pierwszym przypadku często sięgamy po Excela – ten prosty i uniwersalny program znajduje zastosowanie w różnych obszarach działalności firmy i nie bez przyczyny jest tak popularnym rozwiązaniem.
Czy Excel jako platforma do zarządzania firmą to dobry wybór?
Jakie są wady i zalety używania arkuszy kalkulacyjnych w firmie produkcyjnej?
Jakie są ograniczenia Excela i kiedy należy myśleć o zmianie?
Excel (prawie) zawsze na początek
Większość firm na początku swojej działalności z kilku względów nie chce inwestować w dedykowane oprogramowanie:
- Brak środków na drogie, specjalistyczne rozwiązania,
- Brak wiedzy o tym, jaka funkcjonalność będzie potrzebna,
- Niepewność funkcjonowania biznesu w pierwszych miesiącach działalności.
W takiej sytuacji pakiet MS Office jest naturalnym wyborem – jest stosunkowo tani, powszechnie znany i znajdzie zastosowanie w wielu obszarach działalności.
Badania firmy BPSC pokazują, że 29% firm używa Excela do zarządzania i optymalizacji produkcji.
Do czego wykorzystywany jest Excel?
Ten jeden program daje nam wiele rożnych rozwiązań i możliwości w zależności od działu, w którym pracujemy. A tym artykule skupimy się na zastosowaniu arkuszy kalkulacyjnych na produkcji i w obszarach z nią powiązanych. Być może niektóre z punktów staną się inspiracją do nowego zastosowania Excela…
Ewidencja zamówień klientów
Lista zamówień w Excelu to bardzo często spotykany plik – można w nim zapisać m.in. nazwę klienta i dane kontaktowe, zamówione produkty, ich ilości i ceny oraz termin realizacji. Taka lista najczęściej posiada statusy, więc pozawala sprawdzić postęp realizacji zamówienia. Mając dobrze prowadzoną tabelę możemy przygotować dashboard wspomagający decyzje zarządcze w firmie – zobaczymy na nim np. zestawienie sprzedaży w rozbiciu na klientów i miesiące, najbardziej zyskowne produkty, czy tabelę z wydajnością pracowników.
Plan produkcji
Niewielkie firmy produkcyjne planują zazwyczaj w krótkiej perspektywie czasowej i nie używają skomplikowanych algorytmów. Przeważnie właściciel lub kierownik produkcji decydują o kolejności produkcji widząc aktualne zamówienia i stany magazynowe. Excel w tym przypadku służy jako przestrzeń do zapisu i wizualizacji planu.
Instrukcje i formularze produkcyjne
Czynności wykonywane w obszarze produkcji są powtarzalne. A skoro tak, to można je spisać, żeby następnym razem niczego nie pominąć oraz zachować jakość i powtarzalności procesu. Excel jest w tym przypadku bardzo pomocny – możemy w nim stworzyć checklistę kontrolną, formularz produkcyjny, instrukcję pracy (z opisem i zdjęciami), formularz przeglądu maszyny oraz inne charakterystyczne dla danej produkcji dokumenty standardowe.
Raport produkcji
Arkusz kalkulacyjny to dobre miejsce na wpisywanie danych produkcyjnych takich jak: data i czas produkcji, indeksy wyrobów, wyprodukowane ilości z rozbiciem na wyroby gotowe i wyroby wadliwe. W ten sposób tworzy się historia produkcji, do której możemy w łatwy sposób wracać w razie potrzeby. Taki plik będzie też nieocenionym źródłem danych do porównań np. czasochłonności i opłacalności poszczególnych wejść produkcyjnych.
Rejestr reklamacji
Każdy przedsiębiorca chce wiedzieć ile i jakie reklamacje składali jego klienci – jest to doskonałe źródło wiedzy do poprawy jakości swoich produktów i usług. Stworzenie prostego rejestru reklamacji w Excelu nie wymaga dużo czasu, a daje naprawdę wiele korzyści. Ci przedsiębiorcy, którzy maja wdrożony system zarządzania jakości ISO na pewno doceniają posiadanie takiego rejestru – szczególnie podczas audytów 🙂
Grafik pracy i planowanie urlopów
Żeby dobrze zorganizować pracę na produkcji potrzeba jest świadomość tego kto i kiedy będzie w pracy. Arkusze Excela są tutaj wręcz idealnym rozwiązaniem. Za ich pomocą można stworzyć i dostosować do realiów swojej firmy grafik pracy z podziałem na zespoły i zmiany produkcyjne. Do tego uwzględniając nieobecności mamy pełne dane do podziału zadań na poszczególnych pracowników.
Matryca kompetencji
Jeżeli na produkcji mamy do czynienia ze zróżnicowanymi procesami, do obsługi których potrzebne są specyficzne kompetencje, to dużą pomocą w takim przypadku będzie matryca kompetencji. W wierszach umieszczamy nazwiska pracowników, a w kolumnach umiejętności – na przecięciu możemy zastosować np. kółko z odpowiednim wypełnieniem lub symbole I L U (w zależności od poziomu opanowania danej umiejętności).
Rejestr sprzętu
Produkcja zazwyczaj wymaga specjalistycznych maszyn i urządzeń. W każdym przedsiębiorstwie powinien funkcjonować spis sprzętu produkcyjnego, a Excel jest w zupełności wystarczającym narzędziem do prowadzenia takiego rejestru. Dzięki temu mamy w jednym miejscu kluczowe dane (np. producenci i modele, wiek maszyn, rodzaj używanego oleju, kontakt do serwisu, itp.)
Harmonogram przeglądów
Skoro już mówimy o sprzęcie, to warto poruszyć temat konserwacji i przeglądów. Jest to bardzo istotna (i bardzo często pomijana) kwestia z punktu widzenia niezawodności sprzętu. Odpowiednio zaprojektowany plik będzie nam przypominał o czynnościach konserwacyjnych (takich jak np. czyszczenie i smarowanie) oraz przeglądowych. Z punktu widzenia systemu zarządzania jakością ISO jest to również jeden z kluczowych tematów w obszarze produkcji i utrzymania ruchu.
Rejestr awarii maszyn
Rejestr awarii to nieocenione narzędzie w rękach utrzymania ruchu – mając dane historyczne można sprawdzić jakie koszty ponosimy na naprawy maszyn oraz które z maszyn powodują najwięcej problemów. Dobrze zaprojektowany arkusz pozwoli na szybkie wprowadzanie awarii oraz opisywanie i zamykanie napraw, a następnie na sprawne filtrowanie.
Planowanie i rozliczanie projektów
Jest to jedno z najpopularniejszych zastosowań Excela. W sieci znajdziemy bardzo dużo szablonów do zarządzania projektami i jest to całkowicie zrozumiałe, bo Excel bardzo dobrze sobie z tym radzi. W takim pliku możemy rozpisać i rozliczyć budżet projektu, przygotować wykres Gantta do wizualizacji linii czasu oraz stworzyć listę zadań z przypisaną osobą odpowiedzialną, datą realizacji i statusem wykonania.
To oczywiście tylko najbardziej popularne zastosowania w obszarze produkcji.
W związku z tym, że wszystkie te rozproszone pliki tworzą pewien ekosystem pracy można śmiało stwierdzić, że Excel to narzędzie do zarządzania produkcją.
Zalety i wady Excela
Mocne strony
- Niski próg wejścia i dostępność wiedzy,
- Wszechstronność użytkowania i popularność,
- Standardowo dostępny w firmach,
- Używany jako standard wymiany danych pomiędzy firmami,
- Duża ilość darmowych szablonów w sieci,
- Elastyczność w dopasowywaniu do specyficznych procesów w firmie.
Słabe strony
- Ręczne wprowadzanie danych – czasochłonność i możliwość pomyłki,
- Utrudniona praca kilku osób jednocześnie,
- Brak skalowalności – trudność w obróbce dużych ilości danych,
- Dedykowane makra ograniczają współdzielenie plików,
- Powolne działanie przy dużej ilości danych i formuł obliczeniowych,
- Ryzyko utraty danych i brak zabezpieczeń, łatwość kradzieży danych wewnątrz firmy,
- System pracy oparty na wielu osobnych plikach wymusza duplikowanie danych, co powoduje niespójności,
- Możliwość uszkodzenia struktury pliku w chmurze przy jednoczesnej pracy kilku osób,
- Duży nakład czasu potrzebny na przygotowanie rozbudowanego pliku,
- Łatwość usunięcia danych przez nieświadomych użytkowników,
- Brak mechanizmu tworzenia kopii bezpieczeństwa,
Jak zorganizować pliki
Przyjrzyjmy Firmy, które decydują się na zarządzanie produkcją w Excelu stają przed wyborem: czy stworzyć jeden główny plik do zbierania wszystkich danych, czy wiele mniejszych plików do poszczególnych zadań?
Każde z tych rozwiązań ma niestety swoje wady, które uwidoczniają się wraz ze wzrostem przedsiębiorstwa.
Jeden centralny plik może wydawać się lepszym rozwiązaniem, jednak w miarę jak firma rośnie pojawiają się następujące problemy:
- Coraz więcej danych i formuł spowalnia działanie pliku,
- Jednoczesna praca kilku osób niesie ryzyko uszkodzenia struktury pliku,
- Kopiowanie na dysk lokalny, żeby zrobić zmianę lub specyficzne zestawienie tworzy bałagan,
- Brak możliwości zastosowania makr do specyficznych i powtarzalnych operacji.
Niewątpliwym plusem natomiast jest to, że dane są w jednym miejscu (nie są duplikowane w różnych plikach) i każdy ma do nich dostęp.
Z kolei wiele osobnych plików to dobre rozwiązanie na lokalną skalę:
- pliki służą konkretnemu celowi,
- praca jest szybsza, bo pliki przechowują mniej danych,
- korzysta z nich mniej osób, więc łatwiej utrzymać porządek i dodawać makra.
Minusem natomiast jest łączenie plików pomiędzy sobą w razie potrzeby skorzystania z danych z innego miejsca – takie połączenie wymaga odświeżania i u kilku użytkowników może to działać w różny sposób. Natomiast jeśli nie łączymy plików, a przechowujemy te same dane w kilku miejscach, to łatwo o pomyłkę w aktualizacji i po pewnym czasie dane stają się niespójne.
Kiedy Excel zaczyna ograniczać…
Opisane powyżej problemy z organizacją plików nie są uciążliwe w mniejszych firmach: wąskie grono pracowników i mała ilość danych do obsłużenia sprawia, że nieduże przedsiębiorstwa mogą z powodzeniem przez długi czas używać Excela nie widząc problemów i ograniczeń.
Natomiast firmy, które rosną i zwiększają swoją działalność wcześniej czy później napotkają na przeszkody, które będą tym większe im większa jest skala działalności firmy. W pewnym momencie rozwoju nakłady pracy ponoszone na przygotowanie i obsługę plików przewyższają inwestycję w cyfryzację i dedykowany program do zarządzania produkcją.
Następny krok w ewolucji firmy
Kiedy Excel przestaje wystarczać lub wręcz zaczyna przeszkadzać należy zainwestować w system klasy ERP. Na rynku znajdziemy wiele rozwiązań zarówno dla małych i średnich firm jak i dużych przedsiębiorstw – mnogość może przytłoczyć.
Jak więc wybrać program do zarządzania produkcją zamiast Excela?
Na początku należy zdefiniować wymagania biznesowe na podstawie potrzeb firmy. Następnie określamy funkcjonalności, których wymagamy od takiego systemu – i tutaj pojawia się dylemat: gotowe rozwiązanie, czy dedykowany system ERP?
Branża produkcyjna ma wiele wspólnych cech i procesów, jednak każda firma jest specyficzna jeśli chodzi o szczegóły swojej pracy. W takich przypadkach decydując się na gotowe rozwiązanie musimy być świadomi, że nie pokryjemy całości naszych potrzeb – szczególnie w dynamicznie zmieniającym się środowisku. Potwierdzają to badania firmy BPSC mówiące o tym, że 34% firm uzupełnia Excelem braki w oprogramowaniu.
Dedykowany system gwarantuje dopasowanie do wypracowanego sposobu działania. Można powiedzieć, że odwzorowuje i dopełnia procesy w obszarach produkcyjnych. Dzięki inwestycji w indywidualne rozwiązanie nie musimy dopasowywać firmy do systemu, tylko system do firmy, dzięki czemu wdrożenie przebiega gładko i nie paraliżuje pracy.
System ERP automatyzuje proces przetwarzania danych, jest skalowalny i sprawnie przetwarza i udostępnia duże ilości danych, a przy tym zdecydowanie lepiej niż Excel chroni dane firmowe.
Podsumowanie
Excel do zarządzania produkcją będzie bardzo dobrym wyborem dla małych, rozwijających się firm produkcyjnych. W tej fazie rozwoju biznesu firmy kreują swoje środowisko pracy i poznają swoje potrzeby, dzięki czemu mając już pewne doświadczenie mogą później świadomie wybrać docelowe rozwiązanie, jakim jest system ERP.
Kiedy ilość pracowników zbliża się do 20 osób, to jest to sygnał, że czas zacząć szukać dedykowanego systemu zarządzania produkcją, ponieważ w niedługiej przyszłości Excel zacznie być ograniczeniem w procesie rozwoju przedsiębiorstwa.
W artykule Program do zarządzania produkcją CNC dowiesz się więcej na temat funkcjonalności dedykowanego oprogramowania.
